Warum die Aufnahme besonders viele Medienbrüche erzeugt
Kaum ein Prozess im Klinikalltag erzeugt so viele Medienbrüche wie die Aufnahme: handschriftliche Formulare, mündliche Angaben und nachträgliche digitale Erfassung treffen hier direkt aufeinander.
Informationen bereits vor der Anreise bereitstellen
Werden organisatorische Hinweise und benötigte Unterlagen bereits vor der Anreise digital bereitgestellt, kommen Patient:innen besser vorbereitet zum Aufnahmetermin.
Anamnesebögen digital ausfüllen
Digitale Anamnesebögen lassen sich vorab in Ruhe ausfüllen, statt im Wartebereich unter Zeitdruck. Das Klinikteam erhält die Angaben bereits strukturiert und lesbar.
Pflichtfelder und Datenqualität
Digitale Formulare können Pflichtfelder markieren und einfache Plausibilitätsprüfungen vornehmen, bevor ein Formular überhaupt abgeschickt wird. Das verbessert die Datenqualität gegenüber Papierformularen.
Daten sicher in bestehende Systeme übertragen
Damit digitale Aufnahme einen echten Mehrwert bringt, müssen erfasste Daten strukturiert und sicher in das bestehende Klinikinformationssystem übernommen werden können.
Rollen von Aufnahme, Pflege und IT
Ein digitaler Aufnahmeprozess betrifft mehrere Bereiche gleichzeitig. Aufnahme, Pflege und IT sollten gemeinsam festlegen, welche Daten wie erfasst und weiterverarbeitet werden.
Papierprozesse schrittweise reduzieren
Statt alle Formulare auf einmal umzustellen, empfiehlt sich ein schrittweiser Übergang – etwa beginnend mit den am häufigsten genutzten Anamnesebögen.
Datenschutz von Beginn an berücksichtigen
Da bei der Aufnahme besonders sensible Gesundheitsdaten erfasst werden, muss der Datenschutz von Anfang an Teil der Prozessgestaltung sein – nicht ein nachträglicher Schritt.
Checkliste für einen digitalen Aufnahmeprozess
- Welche Formulare verursachen aktuell den größten manuellen Übertragungsaufwand?
- Sind Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen definiert?
- Ist die Anbindung an das bestehende System geklärt?
- Sind Datenschutzanforderungen von Beginn an berücksichtigt?